Ook al eens wat verveeld zitten droedelen tijdens een al dan niet virtuele vergadering? Heb je ook wel eens de indruk dat nu het kantoorleven langzamerhand weer opstart er te veel onnodige vergaderingen zijn?

Het is wel nodig, samen dingen bespreken en de richting bepalen. Zonder regelmatig op elkaar af te stemmen, kunnen we ongewild verschillende kanten uitlopen. Soms leggen we ander strikje rond een vergadering. Door het een andere naam te geven. Een brainstorm, een kick-off of een roundup. Het geeft de bijeenkomst een ander kleurtje maar het blijft vergaderen. Iedereen in zijn thuiskantoor of rond de vergadertafel met de nodige afstand, met de eigen laptop en eventueel een notitieboekje. Al is het maar om te droedelen.

Daar zitten we dan. Als struisvogels met ons hoofd in het zand, achter ons eigen klavier en scherm. Misschien vergaderen we niet meteen te veel maar vooral verkeerd. Misschien moeten we ons een gaan focussen op de manier waarom we vergaderen, op de kwaliteit in plaats van de kwantiteit. Misschien moeten we hier en nu de ‘misschien’ maar meteen schrappen en toegeven dat we niet goed bezig zijn. Een struisvogel legt dan wel een groot ei, het is en blijft een groot kieken. We moeten antilopen worden. Dynamisch, elegant, snel en altijd klaar om een sprintje te trekken. De kop uit het zand. Met de blik op het geheel, met overzicht de steppe overschouwen en alles zien aankomen. Met de oren gespitst alles opnemen wat er gebeurt.

De technologie maakt het mogelijk om dynamischer en beter te vergaderen. Vandaag verdwijnen de gedachten en geopperde ideeën vaak in de eigen notities, zowel digitaal als analoog, en worden ze niet gedeeld. Ze blijven zitten in de eigen klei. Dat werkt in een kring van paranormalen maar tijdens een meeting met normalen mis je zo heel veel informatie. Zeker na de feiten. Een dag of twee na de vergadering heb je enkel je eigen verhaal onthouden en ontbreken er belangrijke fragmenten van collega’s.

Met behulp van de nieuwste technologie kunnen we onze gedachten en plannen beter delen. Met de juiste technologie kan je schema’s, digitale content en zelfs handgeschreven tekst en schetsen op een elektronisch whiteboard makkelijk capteren en streamen naar iedere deelnemer of bewaren voor later. Het risico dat er informatie verloren gaat of verkeerd wordt overgenomen, behoort zo ook tot de verleden tijd. Geen misverstanden meer en op een volgende meeting kan je heel vlotjes verder bouwen en brouwen op de meest accurate besproken inhoud.

In het kantoor van de toekomst is de vergaderruimte gericht op makkelijk delen om zo zowel productiviteit als creativiteit een serieuze boost te geven. Ook wanneer je van thuis uit met de andere kant van de wereld vergadert.