In tijden van Corona waarbij velen voltijds thuiswerken, is virtueel vergaderen erg populair, maar het wordt ook vaak als vermoeiend ervaren. Daarom blijft de klassieke e-mail een belangrijk instrument om te communiceren en je ideeën over projecten te structureren en te ordenen. Ook wanneer je thuiswerkt, blijft ‘klassieke’ e-mail dus een belangrijk instrument om projectinformatie uit te wisselen met je collega’s en de buitenwereld.

Wie je ook mailt, er zijn een aantal vuistregels die je helpen om dit zo efficiënt mogelijk te doen. Maar het aantal niet-professioneel ogende e-mails is hoog. Collega’s en zakenrelaties merken echt wel wanneer er een goed geschreven en duidelijk gestructureerde e-mail in hun inbox belandt. En dat maakt het verschil tussen genegeerd worden en de aandacht te krijgen die je wil. Lees hier onze tips.

Schenk aandacht aan het onderwerp

Geef je lezer een goede reden om de mail te openen. Wanneer de ontvanger later nog eens doorheen zijn mail scrollt, zal hij ook meteen weten waarover de mailwisseling ging.

Spreek de ontvanger aan met een naam

Begin je mail niet met een droge ‘Beste,’ tenzij je echt niet weet wie je aanspreekt. Een persoonlijke aanspreking werkt veel beter dan een algemene. Kies voor ‘Beste mevrouw Peters,’ of ‘Beste Dirk,’ als het informeler kan.

Hou het kort, helder en logisch

Lange teksten worden minder aandachtig gelezen. Mensen haken snel af en het gevaar bestaat dat mensen een deel van je boodschap zullen missen. Puntjes of genummerde argumenten zijn een goed instrument om bondig te zijn.

Check je bijlagen

‘Oeps, bijlage vergeten’. Niets vervelender dan zo een vervolgmail te moeten versturen. Maak er een gewoonte van om voor je op de verzendknop stuurt, na te gaan of je niets vergeten bent toe te voegen. Beperk het aantal bijlagen en geef ze een herkenbare naam, zo blijft het overzichtelijk voor iedereen.

Ga niet uit van privacy

Wat als je e-mail op de een of andere manier in een verkeerde mailbox terecht komt of op het internet wordt gepubliceerd? Het gebeurt! Maak vooraf de bedenking hoe je jezelf zou voelen je e-mail werd gelezen door iemand anders dan de bedoelde ontvanger. Dit is een laatste controle om er zeker van te zijn dat je e-mails respectvol en professioneel klinken en uiteindelijk representeren hoe je wil dat de wereld je ziet.

Vergeet niet andere belanghebbenden in cc te zetten

Betrek iedere partij. Als je een mail beantwoordt of schrijft waarbij meerdere personen belang hebben, vergeet dan niet de knop ‘antwoord allen’ aan te klikken of die belanghebbenden in cc (of bcc) toe te voegen. Het gebeurt vaker dan je denkt.