Vergaderen over het internet via de pc is sinds enkele weken meer regel dan uitzondering. Het is onze reddingsboei in deze tijden waarin we letterlijk ‘afstand houden’. Maar nu deze manier van overleggen is ingeburgerd loont het de moeite om nog even de basisregels en etiquette op te lijsten die er voor zorgen dat jouw deelname aan een virtuele vergadering een succes wordt.

1. Laat je toetsenbord voor wat het is

Het geluid van typen leidt jezelf en iedere andere gesprekspartner af. De interne microfoon van je laptop is maar aantal centimeters van je toetsenbord verwijderd en zo is je getokkel voor iedereen hoorbaar. Wil je iets noteren? Pak dan een notitieblok en pen.

2. Kleed je netjes

Neem de tijd om een proper hemd aan te trekken en je haar te borstelen. Het feit dat je je echt klaarmaakt, prikkelt ook de focus om aan de virtuele vergadering te beginnen.

3. Hou rekening met je omgeving

Je collega’s zullen je ideeën minder serieus nemen als er een stapel vuile kleren in de hoek achter je ligt. Zorg ervoor dat je achtergrond professioneel is en geschikt voor het werk. Dit geldt ook voor omgevingsgeluid.

4. Demp je microfoon als je niet praat

Als je op een plek met veel achtergrondgeluid bent, zorg dan dat je microfoon gedempt blijft wanneer je niet aan het woord bent. Of gebruik een headset, dat helpt ook! Je bewijst er de overige deelnemers een grote dienst mee!

5. Spreek luid en duidelijk

Wees niet bang om luid te spreken tijdens een virtuele vergadering. Iedereen zal het op prijs stellen je te kunnen horen zonder de oren te hoeven spitsen. Door goed te articuleren kan je ook vermijden om de dingen meermaals te moeten herhalen.

6. Blijf zitten en blijf aanwezig

Het kan verleidelijk zijn om tijdens de vergadering je mail te checken of een document bij te werken tijdens een voor jou saai moment van een vergadering. Doe het niet! Je kunt belangrijke informatie of een mogelijkheid om input te geven missen. Let op je lichaamstaal: ga goed rechtop zitten, maak geen grote bewegingen en kijk recht in de camera. Zo laat je zien dat je op ieder moment aanwezig en geïnteresseerd bent.