Werken op afstand wordt steeds populairder. Maar kan de bedrijfstechnologie de vraag naar mobiliteit bijbenen?

Het is een gekend dilemma. Het comfort van thuiswerken versus het nadeel geen toegang te hebben tot essentiële zaken op kantoor.

Natuurlijk kunt u altijd bellen en erom vragen. U kunt ook e-mailen op elk uur van de dag of de nacht. Met Skype is het alsof u een conferentie belegt in uw eigen huiskamer; daarom maakt 28% van de mensen gebruik van hun eigen telefoons voor conference calls. De Chelsea Apps Factory ontdekte dat er wekelijks 7.5 miljoen werkdagen in rook opgaan omdat de technologie op de werkplek niet toereikend was.

Maar het échte probleem ontstaat wanneer uw laptop een kritiek laag batterijniveau van 10% aangeeft en u zich realiseert dat uw lader nog op kantoor ligt, anderhalf uur rijden ver. De opkomst van mobiel werken en de cloud heeft geleid tot een paradigmashift in onze manier van werken.

De mobiele revolutie is momenteel volop aan de gang. Mensen ondervinden de voordelen van flexibel werken van thuis uit, vanuit het kantoor van de klant of zelfs vanuit een koffiebar. Toch moet er nog veel gebeuren om tot een gestroomlijnde ervaring te komen. IT-downtime bij 80% van de KMO’s kost gemiddeld minstens $20.000 per uur; bij 20% gaat het zelfs om verliezen van minstens $100.000 per uur. Verrassend genoeg is 78% van de organisaties in het VK er niet gerust op dat ze een panne in goede banen kunnen leiden.

Moeten we met z’n allen op afstand werken?

Werken van thuis uit is niet alleen maar een gelegenheid om voortdurend te snoepen en makkelijke kleren te dragen. Het verandert het leven van de werknemer op een positieve manier. Ouders zijn flexibeler om meer tijd door te brengen met hun kinderen. De jachtige rit naar school wordt comfortabeler en ze spenderen niet langer uren in de file.

Die flexibiliteit en dat vertrouwen zijn de ordewoorden van de snelst groeiende actieve bevolkingsgroep ter wereld: de Millennials. Ze willen aan de slag bij toekomstgerichte bedrijven, die de flexibiliteit garanderen die ze nodig hebben voor een perfect evenwicht tussen werk en privé.

Flexibiliteit en samenwerking op afstand zijn fantastische idealen. Toch slagen veel bedrijven er niet in om de technologie in huis te halen die werken op afstand toegankelijk maakt. De grote hinderpaal is het vinden van toestellen en infrastructuren die écht gebouwd zijn op maat van de bedrijfsactiviteiten. Als één op drie werknemers een millennial is, is het voorzien van een technologie die een antwoord vormt op de technische problemen van werken op afstand, een duidelijke win-winsituatie.

Het probleem: hoe we op afstand werken

Eén van de grote problemen waarmee het werken op afstand te maken heeft, is toegang krijgen tot technologie die de manier van werken van de werknemer verbetert.

Een recente studie van HP bracht aan het licht dat 6/10 mensen de voorkeur geven aan het gebruik van hun eigen smartphone boven hun laptop om taken uit te voeren. Dit ondanks het gegeven dat 68% van hen het makkelijker vindt om bestanden in te kijken vanuit een laptop. Een aanzienlijke 65% van dezelfde groep ondervond moeilijkheden met het overzetten van content naar hun telefoons. Dit toont aan dat er een discrepantie is tussen de manier waarop mensen willen werken en hoe hun bestaande technologie hen daarbij belemmert.

Een courant probleem voor mensen die smartphones en andere mobiele toestellen gebruiken, is dat ze geen toegang hebben tot de volledige versies van hun bedrijfsapps en –programma’s. Soms bestaat er gewoonweg geen mobiele manier om documenten te bekijken en te bewerken zoals dat zou moeten.

Incompatibele technologie en onhandige accessoires zijn dodelijk voor de productiviteit en kunnen elke situatie ongelooflijk frustrerend maken. Het vergeten van een lader of de nood om drivers te installeren en te updaten vooraleer een vergadering of een werkdag kan beginnen, zijn vaak voorkomende problemen. Ze hebben niet alleen een impact op de werknemer, maar ook op de benodigde tijd voor IT-support en op de klant, wiens tijd wordt verspild. Bijna 60% van de mensen in de Chelsea Apps-enquête zei dat technische problemen hen hadden gehinderd bij het goed uitvoeren van hun job.

Zo wil bijvoorbeeld 30% van de mensen hun smartphones aansluiten op een projector wanneer dat mogelijk is. Maar even vaak mondt dat uit in gestuntel met kabels in een tot mislukken gedoemde poging om een incompatibel apparaat aan te sluiten. Soms zijn zelfs de meest mobiele opties niet opgewassen tegen de eisen van een modern kantoor.

In plaats van echt vrij en mobiel te zijn, maakt dit soort dagelijkse frustraties dat mensen hun aandacht blijven verdelen over meerdere toestellen. We hebben geleerd hoe we verschillende toestellen moeten gebruiken bij wijze van compensatie voor de individuele tekortkomingen van elk ervan. Dit is geen ideale manier van werken.

Hoe kunnen we werken op afstand weer productief maken

De makkelijkste manier om deze problemen aan te pakken, is een upgrade naar een op collaboratie gericht besturingssysteem zoals Windows 10. Aan te raden is ook het gebruik van toestellen die een meer gestroomlijnde methode voor het verwerken en delen van data mogelijk maken.

Zolang u de perfecte technologie niet hebt gevonden, vormen voorbereiding en planning één van de makkelijkste manieren om het werken op afstand te verbeteren.

1 Investeer in toekomstgerichte technologie

Voor de komende vijf jaar hebben specialisten uit de sector voorspeld dat de volgende digitale technologieën de grootste impact zullen hebben:

  • Cloud computing en storage – 40%
  • Tablets – 39%
  • Smartphones – 31%
  • Sociale media – 25%
  • Mobiele apps – 25%
  • Web collaboration tools – 23%

De resultaten geven een duidelijke correlatie te zien met werken op afstand en een nieuwe manier van werken. Om competitief te blijven en het ritme van de rest van de markt aan te houden, is een investering in deze toekomstgerichte technologieën essentieel.

Deze nieuwe infrastructuur zal niet alleen het werken op afstand en collaboratie vergemakkelijken. U krijgt ook de gelegenheid om uw toekomstige werknemers de meest competitieve pakketten aan te bieden: 35% van de respondenten in een rapport van de Lancaster University Work Foundation zei dat dit essentieel was voor het evenwicht tussen werk en privé.

In bepaalde gevallen zou u de meest gekwalificeerde werknemers kunnen mislopen als u geen flexibele werkvormen voorziet; niet minder dan 1,9 miljoen mensen solliciteren niet voor jobs waarvoor ze geschikt zijn, omwille van inflexibele werkvormen. Investeer dus in toegang op afstand, cyber security en mobiele toestellen om nieuwe mensen aan te trekken.

2 Installeer en actualiseer essentiële programma’s

Als u uw klant op geregelde tijdstippen ontmoet, overleg dan met uw respectievelijke IT-teams hoe ze kunnen garanderen dat uw technologie naadloos kan functioneren wanneer dat nodig is. Dit behelst onder meer het vooraf laden van drivers en het installeren van bedrijfseigen en interne software op laptops en mobiele toestellen.

3 Leer goede veiligheidsgewoonten aan

Als werken op afstand een nieuw concept is voor uw bedrijf, moet u wellicht voorzien in de gepaste opleidingen. Zie erop toe dat uw werknemers op de hoogte zijn van de nieuwste best practices op het vlak van IT-veiligheid. Voer regels en procedures in om te volgen, bijvoorbeeld of het gebruik van persoonlijke toestellen al dan niet aanvaardbaar is. Leer uw mensen ook veilig om te gaan met data als ze offsite zijn.

In feite denkt 90% van de mensen dat werknemers op kantoor een groter veiligheidsrisico inhouden dan hun collega’s die individueel op afstand werken. De perceptie is dat de specifieke training, tools en technologieën voor het werken op afstand deze mensen meer bewust maken van veiligheidsrisico’s. Desondanks zei 91% van de bevraagde werknemers dat ze op afstand ook werken met vertrouwelijke content; slechts 58% vond deze verbindingen “privé en veilig.”

Mensen zijn klaar om van thuis uit te werken. De sleutel bestaat erin hen de nodige tools aan te reiken om dat veilig en productief te kunnen doen.